Grégory Struyf, CFO de Protime : « Simplifier le quotidien du dirigeant grâce à la gestion des temps »

Grégory Struyf, CFO de Protime : « Simplifier le quotidien du dirigeant grâce à la gestion des temps »

Créée en 1995, Protime est aujourd’hui un des leaders du marché de l’enregistrement du temps et de la planification du personnel. Deux sujets absolument essentiels dans la vie d’une entreprise comme l’explique Grégory Struyf, Directeur Financier de Protime, au cours de cette nouvelle interview.

Pourquoi la gestion du personnel reste un sujet primordial dans la gestion financière d’une entreprise ?

Tout simplement parce que le personnel reste, pour la plupart des sociétés, un élément central puisqu’il représente à la fois :

• son atout principal (ses talents, son savoir-faire et son unicité),

• son coût le plus important (en moyenne, la masse salariale équivaut à 70% des dépenses d’une entreprise).

Il est donc primordial d’être en capacité de mesurer et de bien gérer ce coût. Et ainsi, de savoir l’ajuster au mieux en fonction des projets, situations et objectifs. 

Justement, pour quelles raisons la gestion des temps est si importante dans la gestion de son personnel ?

Il est très important de ne pas sous-estimer ce sujet de la gestion des temps de travail. Et pour cause, une mauvaise gestion des temps peut avoir des impacts très conséquents sur le bien-être de son personnel. Cela peut par exemple :

• Défavoriser l’équilibre vie privée – professionnelle,

• Complexifier la rotation du personnel, 

• Augmenter le taux d’absentéisme,

• Dégrader la qualité de vie au travail globale des équipes.

Autrement dit, une mauvaise gestion des temps de travail peut facilement créer et développer une insatisfaction et un désengagement des collaborateurs. Ce qui va directement avoir pour effet d’augmenter le risque d’absence ou de rotation du personnel ce qui a son tour entrainera des coûts supplémentaires (recrutement, formation, etc.).

Tous ces éléments sont évidemment à prendre en compte, car ils pourront avoir un impact sur le résultat financier de la société.  Il est ici question de réels risques financiers puisque l’on parle de potentielles pertes de rentabilité (dues à des équipes moins engagées et donc moins productives). Et dans le cas où les marges sont « petites », cela peut réellement faire toute la différence. 

A contrario, une bonne gestion des temps va permettre d’éviter ces différents facteurs de mal-être et aura un impact positif sur le résultat de la société.  

Quelles sont les valeurs ajoutées d’outils de gestion des temps comme ceux de Protime ? 

Un outil de gestion de temps va automatiser/digitaliser / faciliter des processus internes cruciaux, qui sont généralement chronophages s’ils sont traités manuellement. Cela va donc simplifier le quotidien du salarié comme du dirigeant.

• D'un côté, les responsables, RH et autres dirigeants auront plus de facilités à centraliser, récolter et traiter les temps de travail des collaborateurs. Leur apportant ainsi un gain de temps considérable dans leurs activités quotidiennes. Un temps qu’ils pourront justement consacrer à d’autres tâches et projets à plus fortes valeurs ajoutées.

• De l’autre, les salariés et employés auront une traçabilité et une réelle transparence de leurs heures de travail prestées. Mais aussi beaucoup moins d’erreurs et autres « anomalies » sur leurs fiches de paie (résultant souvent de maladresses dues à la saisie manuelle). Chez Protime, nous avons une totale transparence de chaque collaborateur, de son temps de travail, des absences éventuelles, cela permet de mieux le « coacher » au quotidien, et ce, de manière très personnalisée.

Concrètement, qu’est-ce que de tels outils peuvent apporter à un dirigeant d’entreprise ?

La capacité de davantage se concentrer sur d’autres aspects plus importants de son entreprise : business, culture d’entreprise, bien-être, etc. Des sujets où il aura un rôle véritablement décisif et pour lesquels il n’est pas possible d’utiliser des outils d’automatisation. 

Sans oublier que le fait d’avoir une réelle visibilité sur les temps de travail va apporter plein d’avantages dans le quotidien d’une organisation, comme par exemple :

- La planification des équipes et des services,

- Le calcul de rendement de projet,

- Le taux d’occupation des bâtiments (essentiel aujourd’hui avec les mesures sanitaires)

- Le suivi financier, aussi bien passé que futur,

Quel serait votre principal conseil pour un dirigeant qui s’intéresserait de plus près à la gestion des temps et du personnel ?

De ne pas oublier qu’il s’agit d’un investissement financier « limité » par rapport au retour sur investissement qu’il pourra générer. Il s’agit également d’un pas important vers la digitalisation et l’automatisation des processus internes. Permettant d’avoir un impact direct sur, non seulement la santé financière de la société, mais également sur le bien-être du collaborateur.  Une pierre deux coups donc.

Enfin, au niveau financier et comptable, une bonne gestion des temps simplifie les choses. Aussi bien au niveau de la comptabilisation qu’au niveau des analyses. Le fait d’avoir toutes les données, des temps prestés jusqu’au salaire payé, permet une meilleure analyse et donc de prendre des décisions plus fondées et correctes.